You are here

Sweden Employee Candidate Data Protection Description

BESKRIVNING AV SKYDD AV PERSONUPPGIFTER
(Version som följer EU GDPR)

Senast ändrad: 16 oktober 2017

Registrets namn: Konecranes-koncernens personregister gällande jobbkandidats personuppgifter
Rättslig grund för behandling och ändamål för användning av personuppgifter:

Behandling av personuppgifter ("kandidats personuppgifter") baseras vanligen och huvudsakligen på:

1) Samtycke(n) mottagna från kandidat och/eller tredje part;
2) Obligatoriska lagliga (t.ex. arbets-, dataskydds- och icke-diskrimineringslagar samt strafflag) skyldigheter och rättigheter för personuppgiftsansvariga; och
3) Personuppgiftsansvarigas berättigade intresse (behovet av att hitta kandidater till lediga tjänster).

Registreraden kan när som helst återkalla samtycket för behandling av kandidats personuppgifter.

Det allmänna ändamålet för behandling och användning av kandidats personuppgifter är rekrytering av personal till företag inom Konecranes-koncern.

I detalj är ändamålen för behandling och användning av kandidats personuppgifter:

1) Rekrytering och talanghantering (inkl. personuppgifts- och dokumenthantering);
2) Rapportering och analys;
3) IT-system- och processutveckling;
4) Åtkomsthantering; och
5) Uppfyllande av arbetsgivares uppgifter, rekryteringsfrågor och rättigheter för jobbkandidater och arbetsgivare.

Personuppgiftsinnehåll:

 

 

Identifierings- och allmänna rekryteringrelaterade personuppgifter såsom::

- Förnamn;
- Mellannamn;
- Efternamn;
- Hälsningsfras (endast för tyska kandidater);
- E-postadress (privat och arbete);
- Telefonnummer (inklusive hemnummer och/eller mobiltelefon);
- Titel;
- Personlig adress (endast externa kandidater);
- Namn på tidigare arbetsgivare;
- Utbildningsinformation (utbildningsområde, examen, uppsats, utbildningsinstitutionernas namn, start- och slutdatum);
- Självbedömning av språk- och IT-kunskaper + andra jobbrelaterade kunskaper;
- Personligt brev, resumé/curriculum vitae ("CV") och andra ansökningsrelaterade dokument;
- Info om godkänd hälsokontroll (endast för de kandidater som har accepterat ett erbjudande om anställning i Finland);
- Arbetsrådets godkännande för anställningen (endast för kandidater som ansöker om anställning i Tyskland);
- Intervjuresultat;
- Jobbtitel etc. anställningsrelaterad info;
- Skiftarbete;
- Överenskommen lön;
- Överenskomna förmåner/rörlig lön;
- Incitamenterbjudande;
- Avtal om arbetsdagar;
- Omlokaliseringskostnader;

För kandidater i USA även:

- Namn på arbetsledare hos tidigare arbetsgivare;
- Tidigare arbetsgivares adress och telefonnummer;

 

För kandidater som ansöker om en tjänst i USA och/eller Kanada även:

- Social security-nummer;
- Ålder;
- Kön;
- Ras;
- Etnicitet;
- Veteranstatus;
- Frivillig självidentifiering av funktionshinder;
- Förväntad lön;
- Ansökningsmeddelande;
- Referensgivares information (referensgivarens namn, e-post och telefonnummer);
- Uppgifter om släktingar som arbetar för Konecranes (namn, relation, arbetsplats);
- Villighet att delta i rekryteringsintervju och/eller läkemedelsscreening/alkoholtest;
- Information om avsked eller omplacering;
- Sponsorskap gällande visumstatus för anställning;
- Medborgarskap och lagligt tillstånd att arbeta i USA;
- Aktuellt konkurrensavtal eller annat restriktivt avtal
- State Tax Credit-granskningsrelaterade frivilliga uppgifter:

o Villkorlig certifiering från delstatlig arbetsförmedling (SWA) eller medlem av lokala arbetsförmedling;
o Militärtjänst i 180 dagar eller mer;
o Mottagare av kontantstöd (AFDC/TANF-förmåner);
o Mottagare av barnomsorgs-, bostads- eller transporthjälp;
o Brottsanklagelse eller uppskjuten prövning av brottsanklagelse;
o Mottagare av tilläggsskydd (SSI) kontroll
o Användning av rehabiliteringstjänster;
o Mottagare av matkuponger;
o Kontinuerlig arbetslöshet;

För kandidater som ansöker om en tjänst i USA och/eller Kanada även följande onboarding-information:

- Fullständigt juridiskt namn;
- Födelsedatum;
- Tidigare/alternativt namn:
- Nuvarande postadress (gatuadress eller postbox, ort, delstat, postnummer)
- Familjemedlems namn och relation;
- Civilstånd;
- Körkortsnummer, utfärdande delstat, utgångsdatum;
- Anställds lönenummer (ssn);
- Clearing-/transit-/abanummer;
- Bankkontonummer;
- Bankkontoinnehavarens namn;
- Bankens namn;
- Depositionstyp;
- Typ av konto;
- Löneavdrag/lönsparande;
- Anställds filnummer;
- Bankens telefonnummer;
- Banktransitnummer;

 

Ytterligare information som samlats in för dokument som behövs för rekryteringsprocessen för lediga tjänster i USA och/eller Kanada:

Registrerade: Konecranes-koncernens (Konecranes Abp och dess dotterbolag) jobbkandidater och eventuellt tredje part (t.ex. tidigare arbetsgivare eller andra referenter) – i USA och Kanada även anhöriga till kandidater som arbetar för företag inom Konecranes koncernbolag (endast begränsade personuppgifter)
Regelbundna datakällor: Kandidaterna själva, tidigare arbetsgivare, anställda inom Konecranes-koncern och externa resurser som stöder Konecranes-koncernens affärsprocesser (t.ex. rekryterare), allmänt tillgängliga källor.

Regelbundna utlämningar av kandidats personuppgifter och överföring av personuppgifter från kandidat till länder utanför Europeiska unionen eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet:

Personuppgifter från kandidat lämnas inte ut till en annan personuppgiftsansvarig för självständig användning, såvida detta inte krävs enligt lag (t. ex. till myndigheter).  Vidare utlämnas dem inte regelbundet förutom i företag inom Konecranes-koncern och även då ska sådant utlämnande följa gällande lagar.

Kandidat personuppgifter överförs utanför EU och eller EES (inkl. Schweiz) endast enligt vad som tillåts av och i enlighet med gällande lagar. På grund av att EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå saknas, tillämpas EU-kommissionens standardavtalsklausuler (av typ från personuppgiftsansvarig till personuppgiftsbiträde, EU-kommissionens beslut 2010/87/EU) som ändamålsenliga eller lämpliga skyddsåtgärder för dessa dataöverföringar. Kopior av standardavtalsklausulerna kommer att finnas tillgängliga via ovan nämnda kontaktuppgifter.

Om kandidatens personuppgifter överförs till externa personuppgiftsbiträden (underleverantörer eller leverantörer), genomförs lämpliga avtalsbestämmelser (inklusive EU-kommissionens standardavtalsklausuler enligt vad som är tillämpligt) enligt gällande lagar för att säkerställa laglig och lämplig behandling av kandidatens personuppgifter. Personliga uppgifter som tillhör särskilda kategorier (dvs. hälsoinformation) kan ingå i dessa överföringar i vissa fall.

Kandidats personuppgifter kan överföras till följande länder för behandling:

o Australien
o Österrike
o Bangladesh
o Belgien
o Brasilien
o Kanada
o Chile
o Kina
o Tjeckien
o Danmark
o Estland
o Finland
o Frankrike
o Tyskland
o Grekland
o Ungern
o Indien
o Indonesien
o Italien
o Japan
o Korea
o Lettland
o Litauen
o Malaysia
o Mexiko
o Marocko
o Nederländerna
o Nya Zealand
o Norge
o Peru
o Filippinerna
o Polen
o Portugal
o Qatar
o Rumänien
o Ryssland
o Saudiarabien
o Singapore
o Slovakien
o Slovenien
o Sydafrika
o Spanien
o Sverige
o Schweiz
o Thailand
o Turkiet
o Ukraina
o Storbritannien
o Förenade Arabemiraten
o USA
o Vietnam

Säkerhetsprinciper för register:

Kandidats personuppgifter skyddas av tekniska och organisatoriska åtgärder mot oavsiktlig och/eller olaglig åtkomst, förändring och förstörelse eller annan behandling inklusive obehörigt utlämning och överföring av kandidats personuppgifter.

Sådana åtgärder innefattar, men är inte nödvändigtvis begränsade till, lämpliga brandväggarrangemang, lämplig kryptering av telekommunikation och meddelanden, samt användning av säkra och övervakade utrustning och serverrum. Datasäkerhet är särskilt angeläget när tredje parter (t.ex. underleverantörer av databehandlingstjänster) som tillhandahåller och implementerar IT-system och IT-tjänster anlitas.

Datasäkerhetskraven observeras vederbörligen i IT-systemets åtkomsthantering och övervakning av åtkomst till IT-system. Personal som behandlar en kandidats personuppgifter som en del av sina arbetsuppgifter ska utbildas och korrekt instrueras i dataskydds- och datasäkerhetsfrågor.

Rättigheter för registrerade:

Enligt lagen har en registrerad rätt att när som helst:

1)     På begäran få åtkomst till sina egna personuppgifter, ta emot en kopia av sina egna personuppgifter  och relaterad kompletterande information om personuppgiftsbehandling enligt lag;

2)     Begära följande, förutsatt att ändamål för databehandling tillåter detta:

a. Felaktiga personuppgifter ska bli rättade;
b. Ofullständiga personuppgifter ska kompletteras; och
c. Föråldrade eller ej uppdaterade personuppgifter ska raderas;

3)     Få hans eller hennes personuppgifter raderas av oss om:

a. Kandidats personuppgifter inte längre är nödvändiga med hänsyn till ändamålen för personuppgiftsbehandlingen;
b. Registreraden återkallar samtycket på vilket kandidatens personuppgifter baseras och där det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen;
c. Kandidatens personuppgifter har behandlats olagligt av oss;

4)     Begränsa behandlingen av personuppgifterna om honom/henne om:

a. Registreraden bestrider riktigheten i personuppgifterna;
b. Behandlingen är olaglig och registreraden motsätter sig radering av kandidatens personuppgifter och begär en begränsning i stället; eller
c. Personuppgiftsansvariga inte längre behöver kandidatens personuppgifter för det ursprungliga ändamålet, men kandidatens personuppgifter krävs för att upprätta, utöva eller försvara rättsliga krav;

5)     Ta emot kandidatens personuppgifter som han eller hon tillhandahållit oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att skicka dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig; och

6)     Lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet (i Finland: dataombudsmannen);

 

Dessutom kan registreraden när som helst återkalla samtycket som behandlingen av kandidatens personuppgifter baseras på.

För att använda dessa rättigheter ska registreraden kontakta kontaktpersonerna som anges nedan skriftligen (inkl. e-post). Förfrågan kan dock avvisas eller begränsas där detta är tillåtet eller obligatoriskt enligt lag.

Lagringstid av kandidats personuppgifter:

I allmänhet behåller Konecranes-koncern inte kandidatens personuppgifter längre än tolv (12) månader från:

1) Rekryteringsbeslut (vid en särskild anställningsmöjlighet); eller
2) Insamling av kandidats personuppgifter, i händelse av en öppen ansökan;

("Allmän lagringstid") såvida inte annat krävs eller tillåts av:

1) All tillämplig lagstiftning; eller
2) Ditt samtycke.

Vi kan dessutom alltid förlänga lagringen av en kandidats personuppgifter i samband med upprättning, utövning eller försvar av rättsliga krav eller verkställande av Konecranes interna utredningar, om så krävs.

Undantag:

I Kanada: I stället för en allmän lagringstid är lagringstiden som gäller för alla kandidater och för alla användningsändamål tjugofyra (24) månader med start från rekryteringsbeslutet, vid en speciell anställningsmöjlighet eller från insamling av kandidats personuppgifter, i händelse av en öppen ansökan.

I Finland: Förutom den allmänna lagringstiden gäller det att lagringstiden för alla kandidaters personuppgifter för ändamålet att använda arbetsgivarens arbetsuppgifter samt rättigheter för kandidater och arbetsgivare (inklusive men inte begränsat till dem som rör icke-diskriminering eller brottsliga processer) är tjugofyra (24) månader.

I Tyskland: I stället för allmän lagringstid är lagringstiden som gäller för alla personuppgifter och för alla användningsändamål sex (6) månader med start från rekryteringsbeslutet, vid en särskild anställningsmöjlighet eller från insamling av en kandidats personuppgifter, vid en öppen ansökan. 

I USA: I stället för en allmän lagringstid är lagringstiden som gäller för alla kandidater och för alla användningsändamål trettiosex (36) månader från och med rekryteringsbeslutet, vid en speciell anställningsmöjlighet eller från insamling av kandidats personuppgifter, vid en öppen ansökan.

Tillhandahållande av kandidats personuppgifter:

Tillhandahållande av kandidats personuppgifter är frivilligt men nödvändigt för att fortsätta rekryteringsprocessen tillsammans med Konecranes-koncern och för att möjliggöra eventuellt anställningskontrakt med ett företag inom Konecranes-koncern.

Underlåtenhet att tillhandahålla personuppgifter förhindrar eller kan förhindra deltagande i Konecranes rekrytering för att ingå ett anställningsavtal.

Personuppgiftsansvarig:

 

1)     Konecranes Global Ab, (finländskt FO-nummer 2711339-8)

Adress: Koneenkatu 8 (PB 661), 05830 Hyvinge, Finland
Telefon:  +358 (0)20 427 11

 

2)     Konecranes Abp, (finländskt FO-nummer 0942718-2)

Adress: Koneenkatu 8 (PB 661), 05830 Hyvinge, Finland
Telefon:  +358 (0)20 427 11

Kontaktperson i frågor som rör registret:

Lasse Toivonen (Data Protection Manager)
[email protected]
Mejladress och telefonnummer som ovan.